Un eveniment corporate reușit nu înseamnă doar o sală și un meniu. Petrecerea de firmă, conferința sau team building-ul au un scop, un buget aprobat și zeci de colegi de coordonat. Iată pașii care vă scurtează organizarea și vă dau o listă clară de invitați.
1. Stabiliți obiectivul și formatul
Întrebarea de la care porniți: de ce facem evenimentul? Răspunsul decide formatul:
- petrecere de firmă (Crăciun, final de an, aniversarea companiei): accent pe masă, muzică și atmosferă;
- conferință sau prezentare: sală cu scenă, sonorizare, proiector, locuri așezate;
- team building: spațiu în aer liber, activități, masă mai relaxată.
Scrieți obiectivul într-o frază și trimiteți-o celor care aprobă bugetul. Vă ajută la fiecare decizie de mai jos.
2. Data, bugetul și aprobările
Pentru petrecerile de final de an, rezervați din timp: vinerile din decembrie se ocupă primele. Alegeți două-trei date posibile și verificați-le cu managementul înainte să contactați localurile.
Bugetul e de obicei per persoană, deci aveți nevoie de o estimare bună a participanților încă de la început. Clarificați și cine aprobă furnizorii și ce acte cere contabilitatea (ofertă, contract, factură pe firmă). Pentru prețurile planificării în IziPlan, vedeți prețurile pentru organizarea evenimentului.
3. Alegeți localul
La un eveniment de firmă contează alte lucruri decât la o petrecere privată:
- capacitatea pentru numărul real de participanți, nu pentru toată lista;
- acces și parcare, mai ales dacă vin colegi din alte orașe;
- spațiu pentru scenă sau prezentare, dacă aveți discursuri;
- terasă sau grădină pentru un team building vara.
Pe pagina de localuri căutați în orice oraș și filtrați după capacitate, grădină, terasă sau parcare. Calendarul public al fiecărui local arată doar dacă o zi e liberă sau ocupată. Cu Solicită rezervarea trimiteți cererea pentru data și sala dorite. Localul vă răspunde și confirmă rezervarea, iar până atunci data nu e a dumneavoastră. Detaliile (meniu, program, factură pe firmă) le discutați cu localul prin mesajele cererii.
4. Furnizorii
În funcție de format, aveți nevoie de:
- muzică sau DJ;
- fotograf ori video, dacă doriți materiale pentru comunicarea internă;
- decor și aranjamente florale;
- tort sau candy bar pentru aniversări.
Pe pagina de furnizori îi găsiți pe categorii, fiecare cu calendarul lui de zile libere sau ocupate. Cereți oferte de la doi-trei furnizori pe categorie, ca să aveți ce compara la aprobare.
5. Invitații și confirmările colegilor
Partea cea mai obositoare e să aflați cine vine. Un tabel trimis pe email se pierde repede. Mai simplu:
- Porniți de la lista angajaților din HR, într-un fișier Excel sau CSV.
- În IziPlan, creați un eveniment de tip Corporate și importați lista în tab-ul Invitați.
- În tab-ul Invitație pregătiți invitația digitală (data, locațiile cu ora fiecăreia și link spre hartă, dress code, termenul de confirmare) și trimiteți linkul pe canalul intern, pe email sau pe WhatsApp.
- Colegii confirmă din link, iar lista se actualizează singură, cu numărul de persoane.
Cu lista de confirmări finală, anunți localul câte meniuri să pregătească. Cum formulați invitația și cum grăbiți confirmările aflați din ghidul despre invitațiile digitale. E scris pentru nunți, dar metoda e aceeași.
6. Ziua evenimentului
- Trimiteți o reamintire cu o zi înainte, cu adresa și ora.
- Stabiliți o persoană de contact care vorbește cu localul și furnizorii în ziua evenimentului.
- Păstrați lista de confirmări la intrare.
Pe scurt
Obiectiv clar, buget per persoană, local confirmat din timp și o listă de invitați care se actualizează singură. Dacă doriți să organizați tot într-un singur loc, creați un cont și alegeți Corporate când începeți evenimentul. Pașii sunt descriși în cum funcționează planificarea evenimentului. Dacă organizați și o nuntă, planificatorul de nuntă ține pașii ei într-un singur loc.